Wie erstellt man ein Glossar und einen Übersetzungsleitfaden?

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Übersetzungsleitfäden sind wichtig – das weiß jeder Marketing-Experte.

Übersetzungsleitfäden enthalten Regeln dazu, wie sich Ihr Unternehmen in Text- und Bildform in anderen Sprachen präsentiert. Sie sind gewissermaßen eine Anleitung für Ihren Sprachdienstleister. Die Leitfäden umfassen Regeln zu Ausdrucksweise, Schreibstil, Satzbau und Rechtschreibung sowie besondere sprachliche Anweisungen für Ihr Unternehmen.

Ein Übersetzungsleitfaden ist keine Grammatikanleitung mit Sprachregeln. Autoren können mit seiner Unterstützung die bevorzugten Sprachelemente auswählen, die speziell für die Kommunikation mit bestehenden und potenziellen Kunden im Vordergrund stehen.

Ein Glossar enthält die Bausteine für Ihre Inhalte. Dabei handelt es sich um eine Datenbank mit wichtiger Terminologie, die von Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden verwendet wird, sowie den genehmigten Übersetzungen in allen Zielsprachen.

Mithilfe des Glossars können Übersetzer sicherstellen, dass definierte Schlüsselbegriffe in allen Sprachen einheitlich und richtig verwendet werden.

Diese zu erstellen, stellt jedoch eine Herausforderung dar.

Auf der Prioritätenrangliste wandern diese ressourcenaufwendigen Dokumente gegenüber dringenden bzw. wichtigen Projekten und Problemen meist nach unten.

Übersetzungsleitfäden und Glossare sind auf dem Weltmarkt unverzichtbare Werkzeuge für die Erstellung erstklassiger Inhalte und mehr. Ihr Sprachdienstleister kann mit Hilfe der entscheidenden Informationen in diesen Dokumenten eine hochwertige Lokalisierung Ihrer Inhalte für alle Zielsprachen und Zielmärkte erstellen.

Die Effektivität von globalem Marketing hängt von guten markenspezifisch lokalisierten Inhalten ab.

Der 2016 Aberdeen Group-Bericht ergab, dass Firmen, die Inhalte markenspezifisch und konsistent lokalisieren, höheren ROI im Marketing erhalten – doppelt so hoch, wie der durchschnittliche ROI von Firmen mit lokalisierten Inhalten ohne einheitliche Markenpräsenz (53 % vs. 21 %).

Laut Aberdeen Group erreichen Firmen mit markenspezifischer Inhaltslokalisierung eine 46 % höhere Kundenbindungsrate als andere Unternehmen.
Ansprechende und relevante Inhalte in jeder Zielsprache sind ein absolutes Muss.

 

Warum brauche ich ein Glossar und einen Übersetzungsleitfaden?

Warum brauche ich ein Glossar und einen Übersetzungsleitfaden?

86 % der lokalisierten Kampagnen erreichen eine 22 % höhere Klickrate und Conversion Rate als die englischen Versionen.*

Marketing-Experten wissen: Lokalisierung ist unentbehrlich. Laut einer Lionbridge-Umfrage von 2015 sagten 40 % der Befragten, dass die Übersetzungsqualität der wichtigste Aspekt der Website-Lokalisierung sei. Allerdings gaben auch 56 % der weltweit tätigen Unternehmen an, dass Übersetzungsqualität die größte Herausforderung bei der Lokalisierung darstelle.

Für die Verbesserung der Übersetzungsqualität und Lokalisierungseffektivität sind Glossar und Übersetzungsleitfaden unverzichtbar. Diese sprachlichen Merkmale bieten noch weitere Vorteile:

  • Kundenbindung: Relevanz für bestehende und potenzielle Kunden. Speziell das Glossar stellt sicher, dass gängige Begriffe der Unternehmen-Kunden-Kommunikation korrekt in die Zielsprache übersetzt werden. Das ist unerlässlich, um den Ruf Ihrer Marke aufzubauen und zu erhalten, für Vertrauen zu sorgen und die Kundenbindung zu verbessern.
  • Zeit: Schnellere Markteinführung. Übersetzungsleitfaden und Glossar verkürzen langwierige Diskussionen über bestimmte Begriffe oder angemessenen Ton. Sie reduzieren zudem Durchlaufzeiten, da keine E-Mails hin- und hergeschickt oder grundlegende Regeln immer wieder am Telefon besprochen werden müssen. Das Team Ihres Sprachdienstleisters kann schneller und genauer arbeiten, da es während des Lokalisierungsprozesses auf den Leitfaden zugreifen und seine Richtlinien verwenden kann. Das Team muss nicht immer wieder pausieren und auf Anweisungen warten.
  • Qualität: Präsentation einheitlicher Botschaften auf allen Märkten. Diese Ressourcen sorgen für Einheitlichkeit auf allen Märkten und einheitliche Markenbotschaften in allen Sprachen. Wenn Sie Ihrem Sprachdienstleister solche Leitfäden bereitstellen, greifen seine Sprachexperten bei der Lokalisierung und/oder Transcreation auf dieselben Kernkonzepte zu. Sie erhalten eine einheitliche Stimme in allen Sprachen.
  • Kosten: Kostenreduktion. Leitfäden und Glossare reduzieren durch verbindliche Normen für Ihr Marketing- und Übersetzungsteam die Anzahl von Überarbeitungen und Nachbesserungen deutlich. Etwa 15 % der Gesamtkosten eines Übersetzungsprojekts fallen durch Überarbeitungen an. Der Hauptgrund für Nacharbeiten ist eine inkonsistente Terminologie.

Der erste Schritt im Lokalisierungsprozess ist die Entwicklung eines Übersetzungsleitfadens und eines Glossars. Sie können diese Erstellung unter Anleitung Ihres Sprachdienstleisters selbst mit Ihrem Team angehen. Oder Sie überlassen diese Aufgabe komplett Ihrem Sprachdienstleister. Verwenden Sie in diesem Schritt immer Ihre aktuellen Inhalte. So stellen Sie sicher, dass Ihre erstellten sprachlichen Merkmale eine hohe Relevanz besitzen.

Tipp: Vor dem Übersetzungsprozess sollte ein Marketing-Experte beim Erstellen eines Leitfadens und Glossars mitwirken. (Dabei kann es sich auch um eine Person handeln, die mit der Markenstrategie des Unternehmens vertraut ist.) Ein Sprachdienstleister kann zwar die Materialien gestalten, aber der Marketing-Experte ist für das Liefern von relevanten Markenrichtlinien und Branchenterminologie verantwortlich.

 

Was sollte Ihr Übersetzungsleitfaden enthalten?

Was sollte Ihr Übersetzungsleitfaden enthalten?

Die meisten Firmen verwenden einen Standardleitfaden, der wesentliche Regeln für Sprachstil, Zeichensetzung, Sprachverwendung, Rechtschreibung und Grammatik festlegt. Die beliebtesten für Englisch sind das Chicago Manual of Style und das Associated Press Style Book. Im deutsch-sprachigen Raum verwendet man den Duden als Referenz.

Die nützlichsten und effektivsten Übersetzungsleitfäden sorgen für Einheitlichkeit, indem sie leicht zu befolgende Regeln (und Beispiele) für den unternehmensspezifischen Sprachstil oder Ausnahmen zu den sonst üblichen Regeln enthalten, darunter:

Referenzmaterial. Stellen Sie wichtige Hintergrundinformationen für das Lokalisierungsprojekt bereit. Dazu gehören unter anderem die Zielstellung oder der Zweck der zu lokalisierenden Materialien (Vertriebsschulung, Website, Marketing-Kampagne usw.), sowie Angaben, wie genau sich der Sprachdienstleister an den Ausgangstext halten muss und ob der Schwerpunkt der Übersetzung auf Informationsübermittlung oder auf Stil liegen sollte. Beispiele des Quelltexts und/oder bestehender Transcreation-Inhalte, Präferenzen beim Verarbeiten von verketteten Strings und weitere String-Regelungen sind zusätzliche wichtige Informationen.

Persona oder Zielgruppe. Auch wenn das Marketing-Team wahrscheinlich über äußerst detaillierte Beschreibungen jedes Käufer- oder Zielgruppentyps verfügt, sind Kurzfassungen im Leitfaden sinnvoller. Wenn Sie alle Käufertypen oder Zielgruppen mit den wichtigsten Attributen beschreiben sind, kann sich Ihr Sprachdienstleister ein klares Bild von Ihren bestehenden und potenziellen Kunden machen. Dies schließt folgende Aspekte mit ein:

  • Wichtigste Ziele
  • Schwierigste Hürden
  • Bedenken und Sorgen
  • KPIs und Erfolgsmesswerte
  • Informationen wie Alter, Titel, Land, Region usw.

Rechtschreibung. Erstellen Sie eine Liste der korrekten Schreibweise aller Wörter, die häufig falsch geschrieben werden. Geben Sie beispielsweise an, ob „sodass“ zusammen oder getrennt geschrieben wird oder Verbindungen mit „Online“ mit oder ohne Bindestrich geschrieben werden sollen. Sie können alternative Schreibweisen für bestimmte Zielgruppen angeben, wie „identisch“ für den deutschen Markt und „ident“ für den Markt in Österreich. Wenn Sie diese kleinen, aber wichtigen Angelegenheiten klären, wird die Lektoratsphase rationalisiert und für Einheitlichkeit gesorgt. (Das ist ein Zusatz zum Glossar.)

Sprachverwendung, Zeichensetzung, und Grammatik. Neben Kommasetzungsregeln und ähnlichen Vorgaben sollte dieser Abschnitt auch Hinweise zu häufigen Fehlern enthalten, darunter:

  • Groß-/Kleinschreibung
  • Zitate und Verweise
  • Verwendung der ersten, zweiten oder dritten Person
  • Jargon, Umgangssprache, Wortspiele, Redewendungen oder kulturell spezifische Verweise
  • Ziffern und Zahlen, besonders bei Währungsangaben
  • Slogans und Überschriften
  • Zeitformen
  • Marken und urheberrechtlich geschützte Begriffe

Bildmaterial und Formatierung. Hier geht es nicht um Grafikstandards, sondern um genaue Regeln für das Erscheinungsbild Ihrer Website. Dieser Abschnitt enthält Informationen zur Verwendung von Markenfarben und -logos, zulässigen Schriftarten und Regeln für den Umgang mit Bildern und anderen grafischen Elementen. Wichtige Elemente sind hier Bildplatzierung, eingebettete Bilder oder Texte, Listen und Tabellen, Einsatz von Beschriftungen und Auszeichnungen, Regeln für Überschriften und Zwischenüberschriften, ALT-Text und die Verwendung von kursivem, fettem und unterstrichenem Text.

Sprache und Tonfall. Diese Informationen sorgen dafür, dass Ihre Web-Präsenz nach Ihrem Unternehmen klingt. Ausdrucksweise und Ton werden eventuell schon in Ihrem Markenbuch behandelt, aber eine Kurzfassung ist auch im Übersetzungsleitfaden nützlich. Viele Marketing-Experten nennen eine Reihe von Adjektiven oder Persönlichkeitstypen, um zu erläutern, wie Text klingen soll. Einige Beispiele:

  • Einfache Sprache
  • Technische Sprache/Fachsprache
  • Didaktische Sprache
  • Akademische oder traditionelle Sprache
  • Umgangston
  • Autoritärer Ton
  • Neutraler Ton
  • Gehobener Ton

Wie erstellt man einen Übersetzungsleitfaden?

Übersetzungsleitfäden sind eine kleine Investition mit großer Rendite: Sie vermeiden unzählige Korrekturen bei Tonlage, Syntax und Stil.

Wenn Sie bereits einen firmeneigenen Leitfaden besitzen, kann dieser im Lokalisierungsprozess verwendet werden. Die Erstellung eines komplett neuen Übersetzungsleitfadens dauert in etwa acht bis zehn Stunden. (Abhängig von Unternehmensgröße, Produktbreite, Serviceangebot usw.)

Vereinfachen Sie die Rollen Ihrer Experten im jeweiligen Markt, um sie besser in diesen wichtigen Prozess einzubinden:

1. Erstellen Sie für die Korrekturleser eine Checkliste, die deren Stilpräferenzen definieren. So können Sie oder Ihr Sprachdienstleister formale Richtlinien erstellen.

2. Entwickeln Sie einen Leitfaden für jeden Markt und legen sie ihn Experten vor. Daraus resultierende Rückmeldungen fließen dann durch Sie oder Ihren Sprachdienstleister in marktspezifische Leitfäden ein.

Nachdem Sie diese Vorarbeiten erledigt haben, geben Sie die Ergebnisse an Ihren Sprachdienstleister weiter. Mit diesen sechs wichtigen Schritten bereiten Sie den Übersetzungsleitfaden für Ihr Lokalisierungsprojekt vor:

1. Der Kunde erstellt einen neuen (oder überarbeitet einen bestehenden) Übersetzungsleitfaden und übergibt ihn dem Sprachdienstleister, inklusive dem kompletten Referenzmaterial mit eventuell vorhandenen Leitfäden.

2. Der Quelltext und das Referenzmaterial werden vom Sprachdienstleister analysiert, wobei Teile, die im Übersetzungsleitfaden besonders hervorgehoben werden müssen, markiert werden. Diese Teile werden dann festgelegt und extrahiert.

3. Der Kunde überprüft und genehmigt die vorgeschlagenen Elemente. Falls der Kunde über Mitarbeiter im Zielmarkt verfügt, die Inhalte vor Veröffentlichung überprüfen, sollten diese am Prozess teilnehmen.

4. Der Sprachdienstleister bestätigt den Leitfaden. Falls der Kunde über Mitarbeiter im Zielmarkt verfügt, die Inhalte vor Veröffentlichung überprüfen, sollten sie auch in diesem Schritt eingebunden werden.

5. Der Kunde prüft die Zusammenstellung und genehmigt sie.

6. Der Sprachdienstleister erstellt den endgültigen Übersetzungsleitfaden, setzt ihn in die Übersetzungs-Tools und anderen sprachlichen Merkmale ein und übergibt den Übersetzungsleitfaden an Übersetzer und Redakteure.

 

Was sollte Ihr Glossar enthalten?

Was sollte Ihr Glossar enthalten?

Das Glossar enthält Begriffe, die einheitlich übersetzt werden müssen, sowie Termini, die nicht übersetzt werden dürfen. Hier einige Beispiele: Die Liste sollte umfassend sein, sich aber auf das Wesentliche beschränken. Wählen Sie nur Begriffe aus, die wichtig für Ihr Unternehmen sind, wie zum Beispiel:

  • Firmenspezifische Begriffe. Schließen Sie alle Namen mit ein, die mit Ihrem Geschäft, Produkt oder Service in Verbindung stehen, sowie urheberrechtlich geschützte oder Markenbegriffe, die nicht übersetzt werden dürfen und in allen Sprachen einheitlich wiedergegeben werden sollen.
  • Branchenspezifische Begriffe. Wörter mit mehreren Bedeutungen können Übersetzern Probleme bereiten. Der englische Begriff „monitor“ kann beispielsweise „Computerbildschirm“, „Wächter“ oder „überwachen“ bedeuten. Wenn Sie diese Begriffe klar definieren, vermeiden Sie Verwirrung bei Ihrem Sprachdienstleister und Ihrer Zielgruppe. Sie müssen keine branchenüblichen Begriffe aufnehmen, die allgemein verwendet und auf Ihrem Zielmarkt verstanden werden.
  • Zielgruppenspezifische Begriffe. Sie investieren in Lokalisierung, um die Relevanz für Sprecher der Zielsprachen zu erhöhen. Eine Methode, um eine festere Kundenbindung zu schaffen, ist die Aufnahme solcher Begriffe in das Glossar, die für Ihre Zielgruppe am wichtigsten sind. Dabei kann es sich um Umgangssprache oder spezielle branchenübliche Begriffe handeln, wie „Ghosting“ beim Gaming oder „Low-Carb“ im Kontext von Fitness und Ernährung.
  • Keywords. Überraschenderweise handelt es sich dabei um eine der Glossarkategorien, die am häufigsten übersehen werden, da Übersetzung und Lokalisierung vom SEO-Prozess getrennt sind. Viele Unternehmen wissen nicht, wie sehr sich beide Bereiche überschneiden. Wenn Sie Keywords in das Glossar aufnehmen, stellen Sie sicher, dass diese in digitalen Inhalten verwendet werden. Auf diese Weise entsprechen Ihre Webinhalte den häufigsten Suchbegriffen auf allen lokalen Märkten. Schließen Sie alle Keywords ein, mit denen Sie in jeder Zielsprache und auf jedem Zielmarkt Erfolg haben möchten.
  • Andere Daten. Ihr Glossar kann auch Metadaten wie Definition, Kontext, Wortart, Genehmigungs- oder Überprüfungsdatum sowie Begriffe enthalten, die auf der Benutzeroberfläche oder in der technischen Dokumentation vorkommen.

Wie erstellt man ein Glossar?

Der Anfang fällt Marketing-Experten nicht schwer, weil Keywords und spezielle Begriffe oftmals schon im Firmenleitfaden oder in anderen Dokumenten definiert sind.

Vermeiden Sie diese gängigen Fehler, wenn Sie Ihre Website lokalisieren

„Jeder Marketing-Experte will, dass Marktansprüche und andere Schlüsselinhalte den Markenwert weltweit unmissverständlich repräsentieren. Dabei übersehen sie oft, dass dieselben Glossare den Schlüssel zu hoher Priorität in relevanten Suchmaschinen darstellen.”

–Ken Applin, Lionbridge SEO expert

Ein häufiger – und kostspieliger – Fehler von Marketing-Experten ist dabei, Keywords nicht in das Glossar aufzunehmen. Ohne diese Keywords ist es kaum möglich eine hohe Priorität in relevanten Suchmaschinen zu erreichen, die genau diese Begriffe fordern.

Sogenannte Must-Win-Keywords müssen definiert und zusätzlich in den entsprechenden Zielsprachen und für die Zielmärkte eingesetzt werden. Hierzu müssen bevorzugte, lokale Begriffe auf Basis des Suchaufkommens definiert werden.

Zum Beispiel ist „Geldautomat“ ein Must-Win für ein Unternehmen wie die Bank of America auf dem deutschen Markt. In anderen deutschsprachigen Märkten ist „Geldautomat“ allerdings nicht der bevorzugte lokale Begriff. In Österreich wird eher das Wort „Bankomat“ verwendet. Wird in Österreich jetzt „Geldautomat“ eingesetzt, verliert das Unternehmen den wertvollen Traffic an die Konkurrenz.

SEO ist heute wichtiger denn je. Egal wie sich Suchmaschinenalgorithmen auch ändern, ein Keyword ist immer am effektivsten, wenn es in lokalisierten und übersetzten Inhalten auf Ihrer Website erscheint.

Ein Glossar erstellt man am besten vor der Lokalisierung. Es sorgt für mehr Sicherheit beim Übersetzen, stärkt die Textkonsistenz, verkürzt Übersetzungszeiten für Dokumente und reduziert die Gesamtkosten von Übersetzungsprojekten.

Mit diesen fünf Tipps erstellen Sie ein nützliches Glossar für die Lokalisierung:

1. Bei neuen Projekten sollte Ihr Glossar immer auf dem spezifischen Inhalt dieses Projekts basieren.

2. Bei bereits übersetzten Projekten sollte es auf dem übersetzten Material basieren, entweder auf segmentierten Dateien oder Übersetzungsdatenbanken..

3. Nur die Kern-Begriffe auswählen je nach Produkt, Prozess und Unternehmen. Beschränkten Sie sich nur auf gängige, wichtige und möglicherweise komplexe Begriffe. (Wichtige Inhaltselemente stehen oben.)

4. Lassen Sie Ihre eigenen lokalen Marktexperten jeden übersetzten Begriff prüfen. Entscheiden Sie sich für die beste Übersetzung.

5. Legen Sie vor dem Übersetzungsprozess Sprachvarianten fest. Eine Sprache hat oftmals lokale Varianten, die für den Zielmarkt definiert werden müssen (z. B. brasilianisches und portugiesisches Portugiesisch).

Sobald Sie intern eine Auflistung erstellt haben, können Sie Ihren Sprachdienstleister beauftragen, ein Glossar zu erstellen. Dieser Prozess besteht aus sechs Schritten:

1. Der Kunde erstellt eine Liste von Begriffen mit Definitionen und Kontextbeschreibungen und übergibt sie dem Sprachdienstleister, inklusive des kompletten Referenzmaterials mit eventuell vorhandenen Glossaren.

2. Der Sprachdienstleister analysiert den Quelltext und das Referenzmaterial und überträgt Begriffe und zu prüfende Begriffe von der Quellsprache in jede angegebene Zielsprache.

3. Der Kunde bestätigt zu prüfende Begriffe der Quellsprache. Falls der Kunde über Mitarbeiter im Zielmarkt verfügt, die Inhalte vor Veröffentlichungen überprüfen, sollten diese an diesem Schritt teilnehmen.

4. Der Sprachdienstleister recherchiert und übersetzt die Begriffe.

5. Der Kunde prüft und genehmigt die übersetzte Terminologie. Falls der Kunde über Mitarbeiter im Zielmarkt verfügt, die Inhalte vor Veröffentlichungen überprüfen, sollten sie bei diesem Schritt wieder mitarbeiten.

6. Der Sprachdienstleister erstellt das endgültige Glossar und setzt es in die Übersetzungs-Tools und anderen sprachlichen Merkmale ein.

Tipp: Sparen Sie Zeit und Geld, indem Sie Ihre SEO und Lokalisierungsvorhaben koordinieren. Die meisten SEO-Unternehmen führen zwar weltweite Suchanalysen durch, aber nur wenige besitzen genug Erfahrung und Ressourcen, um Begriffe in allen Ländern und Märkten ausführlich zu erforschen. Etablierte und breit aufgestellte Sprachdienstleister ermöglichen es Ihnen, in der Forschungsphase Keywords und andere wichtige Elemente für alle relevanten Sprachen und Märkte der Welt genau auszuarbeiten.

Ihr Glossar sollte regelmäßig auf der Basis neuer Inhalte und Feedback aus Ihrem Team aktualisiert werden. Sie finden es im Übersetzungsmanagementsystem Ihres Sprachdienstleisters oder (neben anderen Elementen) in der Übersetzungsplattform.

Fazit

Für die Optimierung der Performance Ihrer globalen Inhalte sind Glossar und Übersetzungsleitfaden unverzichtbar. Mit diesen Schlüsselressourcen verbessern Sie die Übersetzungs- und Lokalisierungsqualität, kontrollieren relevante Kosten und beschleunigen den gesamten Prozess.

Die Erstellung von Leitfäden und Glossaren für Ihr Lokalisierungsprojekt stellt eine extrem rentable Investition dar. Sie sparen bei der Erstellung des Projekts Zeit und Geld und erzeugen höheren Umsatz durch mehr Inhalte für ein größeres Publikum. Zudem werden zukünftige Projekte vereinfacht, indem Sie eine solide Basis an Begriffen und Informationen schaffen, die ausgeweitet werden kann und so einen Mehrwert für Ihre globale Organisation darstellt.

Diese Sprach-Tools verbessern Ihre Ausgangslage (und die Ihres Sprachdienstleisters) und sichern damit Ihren Markterfolg und Ihre KPIs. Sie sichern sich zudem Wettbewerbsvorteile auf einem dicht gedrängten Weltmarkt.

 

*“Language Localization Drives Higher Mobile Ad Engagement”, Mobile Marketing Watch.
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