10 Tipps für die Planung Ihres mehrsprachigen Geschäftsberichts

Maßnahmen für reibungslose Prozessabläufe

Hut ab vor den Geschäftsberichtsautoren! Sie erledigen eine der schwierigsten Kommunikationsaufgaben, die es gibt – und das mehrmals im Jahr. Doch auch die besten Profis benötigen manchmal Unterstützung.

Wir bei Lionbridge wissen, was das Schreiben von Jahresberichten so schwierig macht, und haben Lösungen, mit denen sich dieser Prozess vereinfachen lässt.

Was sind denn die speziellen Herausforderungen bei der Erstellung von Jahres- oder Quartalsberichten?

Präzision

Der Geschäftsbericht Ihres Unternehmens ist in erster Linie eine wichtige juristische Publikation. Die darin offengelegten Zahlen und Informationen müssen akkurat und geprüft sein, aber auch gesetzeskonform dargestellt werden. Alles muss stimmen.

Präsentation

Der Geschäftsbericht ist aber auch Glanzstück Ihrer Kommunikation und Aushängeschild Ihres Unternehmens. Er muss also allerhöchsten Ansprüchen genügen und Eindruck machen. Dazu braucht es nebst lesbaren, überzeugenden Inhalten eine professionelle Gestaltung mit überzeugenden Visualisierungen.

Zusammenarbeit

Alle wollen mitreden. Es gilt den Input des CEOs, der Verwaltungsräte, Direktoren und anderen Führungskräfte, der Buchhalter und Wirtschaftsprüfer, der Rechts- und Compliance-Spezialisten, der Kommunikations- und Marketingteams und sonstigen Beteiligten unter einen Hut bringen – was nicht einfach ist, da alle ihre eigenen Ziele verfolgen. Gleichzeitig arbeiten Sie möglicherweise mit einer Designagentur, einem Fotografen, einem Sprachdienstleister sowie externen Autoren und Druckern zusammen. Von den vielen Autorisierungsrunden ganz zu schweigen.

Relevanz

Ihr Bericht muss auch für sehr unterschiedliche Lesergruppen mit jeweils eigenem Wissensstand und eigenen Anforderungen relevant sein. Dazu gehören Aufsichtsbehörden und Börsen, Journalisten, Investoren, Analysten, Mitarbeitende und Zulieferer – selbst Ihre Mitbewerber werden einen Blick in Ihren Geschäftsbericht werfen wollen.

Lesbarkeit

Um die Sache noch komplexer zu machen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Geschäftsbericht für jeden Leser in der passenden Sprache verfügbar ist. Und die (immer) knapp bemessenen Termine für die Übersetzung machen es auch nicht leichter.

Wie kann Lionbridge helfen, Ihren Financial-Reporting-Prozess zu optimieren?

Wir können zwar nicht jedes Problem lösen, aber wir können die Prozesse optimieren, d.h. zentralisieren und straffen. Wenn Sie das Projektmanagement in die Hände eines kompetenten Partners legen, der die Content-Erstellung, Redaktion, Übersetzung und das Korrekturlesen übernimmt, erleichtern Sie sich Ihr Leben ungemein. Und wenn dazu noch eine effiziente und detaillierte Planung sichergestellt wird, haben Sie einen entscheidenden Schritt zu einem erfolgreichen Geschäftsbericht getan.

Die Sprachexperten von Lionbridge verfügen über langjährige Expertise und Erfahrung in der Übersetzung komplexer Finanzberichte. Gemeinsam können wir viele Probleme schon im Vorfeld aus dem Weg räumen, damit Ihr Projekt reibungslos über die Bühne geht.

10 heiße Tipps für die Geschäftsberichtsplanung:

1. Informieren Sie uns so früh wie möglich über den genauen Zeitplan und das voraussichtliche Übersetzungsvolumen

Je früher wir über die Projektdetails informiert sind und je mehr Informationen Sie uns zukommen lassen, desto einfacher ist es für uns, die besten Leute für den Job auszuwählen. Falls möglich, senden Sie uns bereits Inhalte vorab, dadurch lassen sich der Arbeitsaufwand in der zeitkritischen Phase und die Lieferzeiten reduzieren.

2. Denken Sie daran, wie viel Zeit Sie für das Schreiben der Inhalte aufgewendet haben und planen Sie ein entsprechendes Zeitfenster für die Übersetzung ein

Auch wenn modernste Technologie zum Einsatz kommt, das Übersetzen bleibt ein komplexer Prozess, der Zeit in Anspruch nimmt. Damit ein adäquater und wirkungsvoller Text entsteht, müssen die Übersetzer Fragen der Terminologie klären sowie ein Verständnis für Ihre operativen Abläufe und ein Gefühl für Ihren Kommunikationsstil entwickeln.

Und weil auch wir in der realen Welt leben und um den unbarmherzigen Termindruck wissen, arbeiten wir immer eng mit Ihnen zusammen, um die Texte fristgerecht zu liefern.

3. Sagen Sie uns, welche Dienstleistungen Sie benötigen

In welchen Sprachen wird Ihr Geschäftsbericht veröffentlicht? Geben Sie auch an, ob Sie US- oder UK-Englisch, Spanisch für Lateinamerika oder für Spanien usw. benötigen, denn so können wir Übersetzer auswählen, welche die lokale Sprache sprechen und Kultur verstehen.

Und vergessen Sie nicht, dass wir weit mehr als nur Übersetzungsdienstleistungen anbieten. Unsere Sprach-Profis können Teile Ihres Geschäftsberichts schreiben, die finalen PDF-Versionen in den einzelnen Sprachen Korrektur lesen oder bestimmte Desktop-Publishing-Arbeiten übernehmen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, unser Übersetzungssystem in Ihr Content-Management-System zu integrieren. Es gibt vieles, was wir für Sie tun können!

4. Senden Sie uns Referenzdokumente sowohl in der Ausgangs- als auch in den gewünschten Zielsprachen

In der Regel sind das der letzte Jahresbericht und Quartalsbericht. Wir werden Ihre Referenzdokumente in unser Translation Memory importieren, was den Übersetzungsprozess beschleunigt und kosteneffizienter macht.
Außerdem stellen wir so Konsistenz über eine längere Zeitperiode sicher. Genauso wichtig ist uns Ihr Feedback: Lassen Sie uns wissen, wo wir uns noch verbessern können.

5. Für eine gute Übersetzung müssen wir Ihre spezifische Fachterminologie und Ihre stilistischen Präferenzen kennen

Verfügen Sie über Glossare oder Stilrichtlinien, nach denen sich die Übersetzer richten müssen? Oder sollen wir Ihnen entsprechende Vorschläge unterbreiten?

Wie ist zu verfahren, wenn etwa bestehende Übersetzungen und offizielle Terminologie (z.B. IFRS) voneinander abweichen? Welche Quelle ist maßgebend? Je mehr Informationen Sie uns vorab zukommen lassen, desto höher die Konsistenz und Qualität der Übersetzungen.

6. Teilen Sie uns Ihre technischen Anforderungen rechtzeitig mit

Mit welchen Publikations- und Content-Management-Systemen erstellen Sie Ihren Geschäftsbericht? Welche Dateiformate werden Sie uns über welche Plattform zur Verfügung stellen? Und was genau sollen wir Ihnen liefern? Verwenden Sie ein CAT-Tool (Computer Assisted Translation)? Es gab bisher noch kein System, das wir mit genügend Vorlaufzeit nicht zu integrieren vermochten.

7. Nennen Sie uns Kontaktpersonen auf Ihrer Seite

Unsere Arbeit wird erleichtert, wenn es eine Ansprechperson gibt, die Anfragen von Übersetzern beantworten und endgültige Terminologieentscheidungen treffen kann. Gemeinsam mit Ihnen definieren wir einen Prozess für die sichere und einfache Kommunikation zwischen unseren Übersetzern und Ihrem Experten.

8. Wenn noch andere Parteien am Projekt beteiligt sind, sollten wir das wissen

So kann es beispielsweise notwendig sein, dass wir uns direkt mit Ihrer Designagentur in Verbindung setzen. Diese Parteien müssen über die Anforderungen jeder einzelnen Zielsprache Bescheid wissen. Wenn noch nicht bestimmt, können wir helfen, sie zu definieren.

So kann es geschehen, dass ein Layouter in der Schweiz unwissentlich deutsche Worttrennung auf einen englischen Text anwendet. Eine Korrektur tausender solcher Fehler erst beim Gut zum Druck wäre sehr zeitraubend und führt zu höheren Kosten sowohl im Übersetzungs- als auch DTP-Prozess.

9. Lassen Sie uns wissen, was Ihnen sonst noch wichtig ist

Haben Sie Fragen zu unseren Sicherheitsstandards? Möchten Sie eine etappenweise Auslieferung? Sollen unsere Übersetzer bei Ihnen vor Ort arbeiten oder wünschen Sie eine laufende Kostenkontrolle? Erklären Sie uns genau, wie die Produktion Ihres Geschäftsberichts abläuft und worauf es Ihnen ankommt. Jedes Detail, ob groß oder klein, zählt.

10. Überlegen Sie, wie Sie sich mit Ihrem Geschäftsbericht in Zukunft positionieren wollen

Nachdem Sie nun über einen nahtlosen Prozess verfügen, könnte die Digitalisierung des Geschäftsberichts zum Thema werden. Wir besprechen mit Ihnen die damit verbundenen Chancen und Herausforderungen.

Wir beraten Sie gerne bei der Planung und Erstellung Ihres Geschäftsberichts. Unsere Sprachexperten schreiben, editieren und übersetzen Ihren Geschäftsbericht für Sie …

  • in allen Sprachen
  • unter Einhaltung enger Fristen
  • in höchster Qualität
  • unter Erfüllung höchster Sicherheitsstandards.

Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie mehr.

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